Prozess- und Wissensmanagement
Prozesse erkennen
Bevor man einen Ablauf verbessert, muss man wissen, welche es gibt: eine Landkarte der Abläufe und drei Fragen, um den richtigen Anfang zu finden.
Die Landkarte der Abläufe
Wer einen Ablauf verbessern will, muss zuerst wissen, welche es gibt. Eine Prozesslandkarte zeigt die wichtigen Abläufe eines Unternehmens auf einer Seite, in drei Gruppen: Führungsprozesse geben die Richtung vor, Kernprozesse bringen das Geld herein, Unterstützungsprozesse halten den Betrieb am Laufen.1
Womit anfangen?
Nicht jeder Ablauf lohnt den Aufwand. Drei Fragen helfen bei der Auswahl:2
| Frage | Worum es geht | Woran man es merkt |
|---|---|---|
| Wie wichtig ist der Ablauf? | Hängen Termine, Geld oder Kunden daran? | Nachträge, Abrechnung, Übergabe an den Bauherrn |
| Wie sehr hakt es? | Wo gibt es Ärger, Rückfragen und Nacharbeit? | Dieselbe Beschwerde kommt in jeder Besprechung |
| Lässt er sich ändern? | Haben wir es selbst in der Hand, und sind die Beteiligten bereit? | Ein Team, das selbst etwas ändern möchte |
Am besten beginnt man mit einem Ablauf, der bei allen drei Fragen gut abschneidet. Ein früher, sichtbarer Erfolg trägt die nächsten Schritte.
So entsteht die Landkarte
- Mit zwei oder drei Menschen aus Baustelle, Büro und Geschäftsführung zusammensetzen.
- Den Weg eines Projekts erzählen lassen, von der Anfrage bis zur Gewährleistung.
- Jeden Schritt auf eine Karte schreiben und den drei Gruppen zuordnen.
- Für jeden Ablauf festhalten, wer ihn verantwortet.
- Mit den drei Fragen den ersten Ablauf auswählen.
Der ausgewählte Ablauf wird im nächsten Feld aufgezeichnet: Prozesse mit BPMN modellieren.