Prozess- und Wissensmanagement
Prozesse mit BPMN modellieren
Die wichtigsten Elemente der Notation, ein durchgehendes Beispiel aus der Planfreigabe und die Regeln, nach denen wir modellieren.
Warum Prozesse modellieren?
Wer einen Ablauf verbessern will, muss ihn zuerst sehen können. In Gesprächen klingt jeder Prozess einfach; auf dem Papier zeigen sich Schleifen, Wartezeiten und Übergaben, die niemand bewusst geplant hat. Ein Prozessmodell macht den Ablauf für alle Beteiligten gleich lesbar und ist die gemeinsame Grundlage, um über Verbesserungen zu sprechen.
Wir modellieren mit BPMN (Business Process Model and Notation), weil die Notation verbreitet, genormt und ohne lange Einarbeitung verständlich ist.1
Die wichtigsten Elemente
| Element | Symbol | Bedeutung |
|---|---|---|
| Ereignis | Kreis | Etwas passiert: Start (dünn) oder Ende (dick) eines Ablaufs. |
| Aktivität | Rechteck | Eine Tätigkeit, benannt mit Objekt und Verb, etwa „Plan prüfen“. |
| Gateway | Raute | Verzweigung oder Zusammenführung: exklusiv (entweder, oder) oder parallel (gleichzeitig). |
| Sequenzfluss | Pfeil | Die Reihenfolge, in der die Schritte ablaufen. |
| Pool und Lane | Bahn | Wer zuständig ist: eine Organisation (Pool), eine Rolle darin (Lane). |
| Datenobjekt | Dokument | Information, die ein Schritt braucht oder erzeugt, etwa ein Plan oder Protokoll. |
Beispiel: Planfreigabe
Ein typischer Ablauf auf vielen Projekten: Ein Plan geht per E-Mail an die Fachplaner, Anmerkungen kommen auf verschiedenen Wegen zurück, und erst nach mehreren Runden steht die Freigabe. Im Modell wird die Schleife sichtbar, ebenso die Stelle, an der Wissen verloren geht.
Ob die Änderung wirkt, zeigt sich an Kennzahlen wie der Durchlaufzeit, siehe Prozesskennzahlen.
Unsere Modellierungsregeln
- Ein Modell beantwortet eine Frage; der Zweck steht über dem Diagramm.
- Aktivitäten heißen Objekt plus Verb: „Plan prüfen“, nicht „Prüfung“.2
- Pro Ebene nur so viele Schritte, wie auf einen Blick passen; Details in Unterprozesse.
- Jede Verzweigung ist beschriftet, jeder Ablauf hat ein klares Ende.
- Das Modell wird mit den Menschen geprüft, die den Ablauf täglich ausführen.
BPMN 2.0 in Kürze
BPMN wird von der Object Management Group (OMG) gepflegt. Die Version 2.0 erschien 20111; die inhaltlich gleiche Fassung 2.0.1 ist seit 2013 auch als internationale Norm ISO/IEC 19510 veröffentlicht.3 Neben dem hier gezeigten Kern kennt BPMN Nachrichtenflüsse zwischen Organisationen, Zeit- und Nachrichtenereignisse sowie Unterprozesse.