Prozess- und Wissensmanagement
Aus Daten lernen
Ihre Systeme wissen schon viel über Ihre Abläufe. Wie man es ausliest, was man daraus lernt und wo KI hilft.
Spuren in Ihren Systemen
Jedes System, mit dem Sie arbeiten, schreibt mit: Wann eine Rechnung eingeht, wann sie geprüft und wann sie bezahlt wird. Drei Angaben genügen, um daraus den tatsächlichen Ablauf zu rekonstruieren: der Vorgang, der Schritt und der Zeitpunkt. Dieses Vorgehen heißt Process Mining.1
| Vorgang | Schritt | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Rechnung 2026-118 | eingegangen | 02.03., 08:14 |
| Rechnung 2026-118 | sachlich geprüft | 09.03., 15:40 |
| Rechnung 2026-118 | zurück an Bauleitung | 10.03., 11:02 |
| Rechnung 2026-118 | sachlich geprüft | 16.03., 09:25 |
| Rechnung 2026-118 | freigegeben | 17.03., 13:10 |
| Rechnung 2026-118 | bezahlt | 24.03., 10:00 |
Schon diese eine Rechnung zeigt eine Schleife und eine Woche Liegezeit vor der ersten Prüfung. Über Hunderte Rechnungen ausgewertet, sieht man, welcher Weg der übliche ist und wo die Zeit verloren geht.
Was man daraus lernt
| Frage | Was die Daten zeigen |
|---|---|
| Wie läuft es wirklich? | Den tatsächlichen Ablauf mit allen Umwegen, nicht den aus dem Handbuch |
| Läuft es wie vereinbart? | Wo der gelebte Ablauf vom vereinbarten abweicht, etwa fehlende Freigaben |
| Wo hakt es? | Wartezeiten, Schleifen und Engpässe, mit Zahlen statt Vermutungen |
Was die Daten zeigen, ist der Ausgangspunkt für das Verbessern und das Prüfen.
Wo KI hilft
Künstliche Intelligenz ist dort nützlich, wo viel Text und wenig Struktur ist: Sie findet in Protokollen, E-Mails und auf der Wissensplattform die Stelle, an der etwas schon einmal gelöst wurde, liest Angaben aus Lieferscheinen und Rechnungen aus und fasst lange Verläufe zusammen. Sie ersetzt nicht das Urteil der Fachleute, sie verkürzt den Weg dorthin.