Prozess- und Wissensmanagement
Abläufe verbessern
Wo die Zeit eines Ablaufs wirklich hingeht und mit welchen bewährten Regeln man ihn gemeinsam neu gestaltet.
Wohin die Zeit geht
In den meisten Abläufen ist die eigentliche Arbeit kurz. Den Großteil der Zeit liegt ein Vorgang und wartet: auf eine Freigabe, eine Rückfrage, eine Unterschrift. Wer einen Ablauf verbessern will, schaut deshalb zuerst auf den Fluss der Arbeit und erst dann darauf, wie schnell jemand arbeitet.1
Wie man das misst, steht bei den Prozesskennzahlen. Typische Zeitfresser in Planung und Bau:
| Zeitfresser | Beispiel aus dem Alltag | Erste Frage |
|---|---|---|
| Warten | Der Nachtrag liegt eine Woche in der Geschäftsführung | Wer muss wirklich freigeben? |
| Doppelt erfassen | Stunden erst auf Papier, dann in Excel, dann im Lohnprogramm | Wo entsteht die Information zuerst? |
| Übergaben | Die Bauleitung erfährt von einer Planänderung per Zufall | Wer muss es als Nächstes wissen? |
| Nacharbeit | Rechnungen gehen zurück, weil die Bestellnummer fehlt | Was fehlt beim ersten Mal? |
| Suchen | Die aktuelle Planversion steckt in einem von drei Ordnern | Gibt es einen Ort für die gültige Fassung? |
Bewährte Regeln für die Neugestaltung
Für die Neugestaltung von Abläufen gibt es gut untersuchte Faustregeln. Diese sechs passen besonders oft in Planung und Bau:2
| Regel | Was sie bedeutet | Beispiel |
|---|---|---|
| Weglassen | Schritte streichen, die nichts verändern | Die zweite Unterschrift unter jeder Kleinbestellung |
| Parallel statt nacheinander | Unabhängige Schritte gleichzeitig erledigen | Kalkulation und Terminprüfung eines Nachtrags zur selben Zeit |
| Früher prüfen | Prüfungen an den Anfang ziehen | Vollständigkeit einer Rechnung beim Eingang prüfen |
| Zusammenfassen | Kleine Schritte zu einem zusammenlegen | Bestellung und Lieferterminabfrage in einem Formular |
| Eine Person verantwortlich | Ein Ansprechpartner für den ganzen Vorgang | Eine Person begleitet den Nachtrag von der Meldung bis zur Zahlung |
| Entscheiden, wo die Arbeit ist | Freigaben dorthin geben, wo das Wissen liegt | Die Bauleitung gibt Kleinnachträge bis zu einer Grenze selbst frei |
Mit den Menschen, nicht über sie
Ob die Änderung wirkt, zeigen wenige Kennzahlen.