Prozess- und Wissensmanagement
Prozesskennzahlen
Welche Kennzahlen zeigen, ob ein Ablauf besser wird, wie sie zusammenhängen und wie man sie einführt, ohne sich in Berichten zu verlieren.
Was wir messen
Eine gute Prozesskennzahl ist einfach zu erheben, von den Beteiligten beeinflussbar und zeigt, ob der Ablauf seinem Zweck näherkommt. Für Abläufe in Planung und Bauleitung haben sich wenige Kennzahlen bewährt:
| Kennzahl | Was sie zeigt | Typische Messpunkte |
|---|---|---|
| Durchlaufzeit | Wie lange ein Vorgang vom Anstoß bis zum Ergebnis braucht | Plan eingegangen bis Plan freigegeben |
| Bestand | Wie viele Vorgänge gleichzeitig in Arbeit sind | Offene Prüfungen zu einem Stichtag |
| Erstdurchlaufquote | Anteil der Vorgänge, die ohne Nacharbeit durchlaufen | Freigaben im ersten Umlauf je alle Freigaben |
| Flussgrad1 | Anteil echter Bearbeitung an der Durchlaufzeit | Bearbeitungszeit je Durchlaufzeit |
| Termintreue2 | Anteil der Vorgänge, die zum zugesagten Termin fertig sind | Rechtzeitig erledigte je fällige Vorgänge |
Bestand, Durchsatz und Durchlaufzeit
Drei Kennzahlen hängen fest zusammen: Im eingeschwungenen Zustand ist die mittlere Durchlaufzeit gleich dem mittleren Bestand geteilt durch den Durchsatz (Little’sches Gesetz).3
Eine Kennzahl einführen
- Ziel festlegen: Welche Frage soll die Kennzahl beantworten?
- Start- und Endpunkt eindeutig definieren.
- Datenquelle klären, möglichst ohne zusätzliche Erfassung.
- Ausgangswert erheben, bevor etwas geändert wird.
- Feste Runde vereinbaren, in der die Kennzahl besprochen wird.
Wie ein Ablauf vor und nach der Änderung aussieht, zeigt Prozesse mit BPMN modellieren.